Repasse do iFood: como conferir o extrato e achar diferenças

Todo restaurante que vende no iFood conhece a sensação: o painel do marketplace mostra um faturamento, a conta bancária mostra outro, e ninguém sabe exatamente onde os dois se desencontraram. O repasse chega com dezenas de linhas, nomes técnicos e valores que nem sempre batem com o que a cozinha imprimiu na noite anterior. Quando essa conferência não é feita, o prejuízo raramente aparece como um boleto: ele aparece como margem menor no fim do mês, sem culpado aparente.

Este guia trata do repasse do iFood pelo lado financeiro. O foco não é receber pedido — é fechar conta: ler o extrato, entender o que cada desconto significa, saber onde as diferenças nascem com mais frequência e montar uma rotina de conferência que caiba na semana de quem já tem cozinha para tocar.

Conferir o repasse do iFood é comparar o valor bruto de cada pedido com o valor líquido que efetivamente caiu na conta e verificar, linha por linha, o que foi descontado no caminho: comissão do marketplace, taxa de entrega, promoções bancadas pela loja, cancelamentos, ajustes de períodos anteriores e, quando houver, a taxa de antecipação de recebíveis. O extrato é a versão oficial desse acerto; o PDV, o KDS e as comandas impressas são a sua versão dos fatos. Um repasse está fechado quando a soma do extrato bate com a soma dos pedidos registrados na operação dentro de uma tolerância que você mesmo define. Achar diferença não significa erro automático: parte delas tem explicação contratual ou operacional. O objetivo é separar o desconto legítimo do dinheiro que saiu sem explicação — e isso só se sustenta com rotina, não com conferência esporádica.

O que é o repasse do iFood e o que costuma ser descontado nele?

O repasse é o acerto financeiro periódico entre o restaurante e o marketplace: a plataforma soma os pedidos do período, aplica todas as deduções previstas em contrato e transfere o valor líquido para a conta cadastrada. Na prática, o extrato de repasse funciona como a nota de corretagem do delivery — é onde você descobre quanto o canal realmente deixou de receita, e não quanto ele faturou.

O faturamento que aparece no painel do parceiro é bruto. Ele inclui itens, adicionais, bebidas, taxa de entrega cobrada do cliente e, muitas vezes, pedidos que depois foram cancelados ou pagos em dinheiro na porta. O valor que entra na conta é líquido, e entre um e outro existe uma pilha de linhas de desconto. Nunca trate faturamento do painel como receita recebida — são números diferentes com nomes parecidos.

As linhas que mais aparecem em extratos de marketplace são:

• Comissão de intermediação — o percentual do plano contratado, normalmente calculado sobre o valor bruto do pedido;
• Taxa de entrega — quando a logística é da plataforma, o valor cobrado do cliente passa por ela antes de chegar a você;
• Promoções e cupons — desconto dado ao cliente; a parte bancada pela loja sai do seu repasse;
• Taxa de pagamento online — custo de processar cartão e PIX dentro do app, conforme o contrato;
• Cancelamentos e estornos — pedidos que saíram da fila depois de aceitos ou que foram contestados pelo cliente;
• Ajustes retroativos — correções de períodos anteriores, que caem no repasse seguinte;
• Antecipação de recebíveis — quando a loja opta por receber antes do prazo, a taxa vem abatida no próprio repasse.

Os nomes, percentuais e a base de cálculo variam conforme o plano e o contrato de cada loja. Nos contratos de delivery no Brasil, o percentual de comissão costuma variar bastante conforme a modalidade — retirada, entrega própria ou entrega da plataforma — e a faixa vai de algo próximo de 12% a mais de 25% sobre o valor do pedido. Não existe número universal: o que vale é o percentual escrito no seu contrato, e é ele que serve de régua para a conferência.

Como funciona o ciclo de repasse do iFood e quando o dinheiro cai na conta?

O ciclo de repasse é definido pelo contrato: em geral o marketplace fecha um período (semanal ou quinzenal), consolida os pedidos elegíveis e programa a transferência alguns dias depois do fechamento. Modalidades com entrega da plataforma costumam ter ciclos mais curtos; operações com entrega própria e retirada seguem o mesmo calendário de apuração. O que vale para todos os casos é uma regra: a data do repasse não é a data da venda.

Essa distância entre venda e recebimento é a principal fonte de confusão no fechamento. Um pedido feito no dia 30 pode ser apurado no ciclo seguinte e cair no dia 5 do mês posterior — o que significa que uma venda de julho entra no caixa de agosto. Para o controle financeiro, ela pertence a julho, quando foi gerada; para o extrato bancário, pertence a agosto. Ignorar isso distorce o DRE e faz o gestor achar que vendeu bem e não sobrou nada.

Sempre que houver dúvida sobre datas, a referência é o contrato e o próprio extrato do período, não a memória da equipe. Se o crédito atrasou além do prazo previsto, o caminho é abrir chamado no portal do parceiro com o número do lote — e não esperar que o próximo repasse resolva sozinho.

Como conferir o extrato de repasse do iFood passo a passo?

Conferir o extrato do iFood passo a passo exige três coisas: o extrato completo do período, o registro dos mesmos pedidos do seu lado da operação e uma tolerância definida de antemão. A conferência funciona melhor quando os dois lados do acerto estão no mesmo lugar. Quando o delivery está integrado ao sistema de gestão, cada pedido aceito na plataforma entra como comanda, com itens, valores e adicionais registrados — e você passa a ter uma versão espelhada de cada venda, sem digitação manual e sem depender de print da tela do app.

Na tela de configuração da integração fica o vínculo entre a loja e a plataforma. É ali que a operação é ligada e é a partir dali que os pedidos passam a chegar na cozinha e no caixa. Isso não substitui o extrato, mas resolve o problema de não ter registro confiável do que foi vendido.

Com os dois lados em mãos, o passo a passo é este:

• Defina o período da conferência (semana ou quinzena do repasse) e baixe o extrato completo, incluindo pedidos cancelados e ajustes;
• Exporte do sistema os pedidos do mesmo período, filtrando pelo canal de venda, para não misturar salão, balcão e delivery próprio;
• Case pedido por pedido pelo número de identificação do marketplace — é o único campo que não muda de nome entre uma ponta e outra;
• Confira o valor bruto de cada pedido: itens, adicionais, bebidas e taxa de entrega. Diferença aqui indica cardápio divergente entre o app e o sistema;
• Confira a comissão aplicada sobre cada venda e compare com o percentual do contrato; se houver mais de um plano por tipo de pedido, separe por modalidade;
• Separe as promoções em bancadas pela loja e bancadas pela plataforma. Só as primeiras podem tirar dinheiro do seu repasse;
• Liste cancelamentos e estornos com data, motivo e valor, e verifique se o pedido já tinha sido produzido;
• Some os ajustes retroativos e amarre cada um a um pedido conhecido;
• Compare o líquido do extrato com o líquido esperado. Diferença acima da sua tolerância (1% a 2% é um parâmetro razoável para operações com cardápio estável) vira investigação;
• Registre a conclusão: conferência fechada, diferença aceita e explicada, ou contestação aberta com prazo e responsável definidos.

Esse processo parece longo no papel, mas com extrato exportado e sistema no lugar, uma semana de venda de uma operação pequena ou média se confere em menos de uma hora. O que consome tempo é a conferência feita no olho, sem critério e sem período definido.

Quais são as diferenças mais comuns entre o extrato do iFood e o seu caixa?

As diferenças mais comuns entre o extrato e o caixa se resumem a oito tipos: comissão sobre base diferente da esperada, promoção bancada pela loja, cardápio divergente, cancelamento após aceite, pedido pago em dinheiro na entrega, ajuste retroativo, taxa de antecipação e estorno de cartão. Cada uma tem uma forma específica de investigação, e depois de algumas conferências elas se repetem quase sempre nos mesmos lugares.

A divergência de cardápio é a mais silenciosa de todas. Um item vendido com dois tamanhos e preços diferentes — médio e grande, por exemplo — precisa estar cadastrado com essa estrutura do lado da loja para que o valor esperado da venda seja calculado corretamente. Se o sistema tem apenas um preço e o app vende dois, toda venda do tamanho maior entra como diferença, e o erro se repete por semanas sem chamar atenção. O cadastro de produtos, com seus tamanhos, adicionais e ficha técnica, é a base que faz o cálculo de valor esperado bater.

Vale separar, também, dois universos que costumam ser tratados como um só: a receita do iFood não é a receita do salão. Ticket médio, mix de produtos, peso de adicionais e horário de pico são diferentes, e comparar os dois canais linha a linha gera conclusões erradas. O extrato se confere contra os pedidos do próprio canal.

Pedido cancelado, estornado ou contestado: quem paga a conta?

Quem paga a conta depende do motivo, do momento do cancelamento e da evidência que a loja consegue apresentar. Em geral, cancelamento antes do aceite e antes do preparo não gera custo para a loja; cancelamento depois de o pedido já estar em produção tende a gerar prejuízo de insumo, com ou sem contrapartida da plataforma, dependendo do motivo e do histórico da operação.

Alguns cenários que aparecem com frequência no dia a dia:

• Cliente desiste minutos depois de pedir: normalmente tratado como cancelamento sem custo, se o preparo não começou;
• Pedido sai para entrega e o cliente não recebe: a análise costuma considerar tentativas de contato, tempo de espera e registro do entregador;
• Item errado ou faltando: em geral a loja absorve, porque a falha é da operação — e o custo real inclui refazer o item;
• Contestação de cartão: o valor pode ser retirado do repasse enquanto a análise corre; comprovantes de entrega e conversa ajudam na defesa;
• Cancelamento após aceite sem motivo claro: é o caso que merece contestação formal, com pedido de detalhamento.

Duas medidas reduzem esse tipo de perda mais do que qualquer discussão: registrar evidência (foto do prato montado, horário de saída, nome do entregador) e manter um indicador de cancelamento por motivo. Uma hamburgueria de bairro que produz, por hipótese, 60 pedidos por dia e não acompanha cancelamentos pode estar perdendo o equivalente a vários pedidos por semana sem perceber — porque o valor não aparece como despesa, aparece como repasse menor.

Sempre que a diferença envolver cancelamento, o caminho é o mesmo: localizar o número do pedido, verificar status, horário de produção e evidência disponível, e abrir a contestação dentro do prazo previsto no contrato. Contestação fora do prazo costuma ser encerrada sem análise.

Vale a pena antecipar os recebíveis do iFood?

Antecipação de recebíveis vale a pena quando o dinheiro adiantado resolve um problema mais caro do que a taxa cobrada — e não como hábito. Em vez de esperar o ciclo de repasse, a loja recebe antes e paga por isso, com o desconto aplicado no próprio valor. A pergunta certa não é se é caro, e sim se esse dinheiro antecipado evita um custo maior.

Para responder, faça a conta em três passos. Primeiro, descubra a taxa efetiva do período antecipado — não a taxa ao mês divulgada, mas o desconto real aplicado sobre o valor. Segundo, compare com o custo alternativo: cheque especial, capital de giro bancário ou atraso de fornecedor com juros. Terceiro, avalie o uso do dinheiro: pagar insumo com desconto para pagamento à vista, quitar dívidas mais caras ou cobrir folha em semana de caixa apertado são usos que podem justificar; antecipar por reflexo, sem destino claro, raramente justifica.

Um exercício hipotético: uma operação que recebe, por exemplo, cerca de R$ 30 mil por mês em repasses e antecipa tudo com uma taxa estimada na casa de 1,5% sobre o valor antecipado estaria pagando algo perto de R$ 450 por mês para adiantar dinheiro que cairia em poucos dias. O número não é absurdo se o caixa depende disso — mas é caro se o dinheiro fica parado na conta. O ponto de atenção é que a taxa de antecipação é uma linha do repasse como qualquer outra: se você não a confere, ela se torna invisível.

Independente da decisão, registre a antecipação separadamente no controle financeiro. Somar valor antecipado com valor de repasse regular e chamar tudo de recebimento do iFood é a forma mais rápida de perder a noção de quanto o delivery realmente custa para a operação.

Como conciliar o repasse do iFood com o caixa, o DRE e a nota fiscal?

A conciliação do repasse tem três camadas: operacional (pedido a pedido), financeira (o valor que entrou na conta) e contábil (o efeito no resultado). A primeira você já viu. A segunda é comparar extrato, extrato bancário e lançamento no sistema, garantindo que o crédito foi reconhecido uma única vez, no valor certo e na conta correta.

A terceira camada é onde muita gente erra sem perceber. Comissões, taxas de entrega repassadas pela plataforma, promoções bancadas pela loja e antecipação têm natureza de dedução da receita, não de despesa operacional — mas há debate legítimo sobre onde cada linha deve entrar, e o critério precisa ser consistente mês a mês. Escolher tratar como custo e depois mudar para dedução, ou o contrário, altera margem, CMV e comparativo entre meses sem nenhuma mudança real na operação.

O vídeo abaixo explica esse critério na prática, usando os relatórios do sistema:

Assista: dedução ou custo no DRE — como lançar as taxas do marketplace

A conciliação contábil só fecha quando os números vêm de relatórios por período, e não de somas feitas à mão em planilhas paralelas. Vendas por canal, formas de pagamento, taxas, cancelamentos e resultado consolidado precisam estar no mesmo lugar — e é exatamente isso que um relatório gerencial por período entrega.

Há ainda o elo fiscal. A nota da venda é emitida na data do pedido, mas o dinheiro entra dias depois. Se o regime tributário apura receita pelo faturamento, essa diferença de tempo afeta o fluxo de caixa do imposto: você paga tributo sobre uma venda cujo repasse ainda não caiu. Emitir a nota com a classificação correta do item — refeição pronta, por exemplo, costuma usar NCM 2106.90.90 — não muda o repasse, mas evita autuação e retrabalho fiscal em cima de uma venda que já tem margem apertada.

Como criar uma rotina de conferência que caiba na semana do restaurante?

A rotina precisa ser curta, ter dono e ter gatilho: um responsável fixo, um período fechado e um checklist de conferência que caiba em menos de uma hora por ciclo. Um modelo simples funciona bem: toda segunda-feira, o responsável financeiro baixa o extrato do ciclo fechado e roda a conferência por amostragem dos pedidos de maior valor, mais 100% dos cancelamentos e dos ajustes. Diferenças identificadas entram em uma lista com status em análise, contestada ou aceita.

Defina também uma tolerância. Sem ela, cada centavo vira discussão; com ela, você concentra energia no que importa. Para operações com cardápio estável e poucas promoções, algo entre 1% e 2% do valor do repasse é um parâmetro de trabalho razoável — acima disso, investigação. Essa tolerância é uma decisão sua, não uma regra do mercado.

• Um responsável por ciclo — não a equipe inteira;
• Período fechado definido — nunca conferir o mês misturado com ciclo semanal;
• Extrato arquivado — por ciclo e por ano, para consulta em ajustes retroativos;
• Cancelamentos revisados 100% — inclusive os que não geraram custo, para achar padrão;
• Contestações com prazo — data de abertura e data-limite de resposta;
• Indicadores acompanhados — percentual de cancelamento, peso das promoções e taxa efetiva do canal;
• Revisão trimestral do contrato — percentuais e modalidades mudam, e a conferência precisa acompanhar.

A parte operacional desse processo melhora muito quando o pedido do marketplace entra direto no sistema, vira comanda e é impresso na cozinha. Além de eliminar digitação e erro de anotação, isso cria o registro espelhado que permite conferir o extrato contra a operação real. O módulo de delivery da Food Sistemas faz essa integração com o iFood, além de 99Food e Keeta, com despacho em quadro Kanban, roteirização e acerto de motoboys — o que ajuda também na conta do pedido pago em dinheiro na entrega.

Já a conferência financeira fica mais simples quando o sistema reúne relatórios por período de vendas, formas de pagamento, produtos, cancelamentos e resultado, com visão consolidada de várias lojas quando for o caso. Vale conhecer o conjunto de funcionalidades e comparar com o que a sua operação precisa conferir toda semana.

Perguntas Frequentes

O que é o repasse do iFood?

É o acerto financeiro periódico entre o restaurante e o marketplace: a plataforma soma os pedidos do período, aplica as deduções previstas em contrato (comissão, promoções, cancelamentos, antecipação e outras) e transfere o valor líquido para a conta da loja. O extrato de repasse é o documento que detalha esse cálculo.

Por que o repasse vem menor que o faturamento mostrado no painel?

Porque o painel mostra o valor bruto dos pedidos, e o repasse mostra o líquido. Entre um e outro ficam a comissão de intermediação, as promoções bancadas pela loja, taxas, cancelamentos, estornos e ajustes. Além disso, pedidos pagos em dinheiro na entrega não entram como valor a receber no repasse.

Como saber se o repasse do iFood está correto?

Compare o extrato com os pedidos registrados na sua operação, pedido por pedido, pelo número de identificação. Confira valor bruto, percentual de comissão, promoções, cancelamentos e ajustes. Se a diferença ficar acima da tolerância que você definiu — entre 1% e 2% é um parâmetro comum —, investigue antes de aceitar o valor.

Pedido cancelado entra no repasse?

Depende do motivo e do momento do cancelamento. Cancelamentos antes do preparo normalmente não geram custo para a loja; cancelamentos após o aceite e com pedido já produzido podem resultar em perda total ou parcial do valor. O extrato lista esses lançamentos, e o prazo para contestar está previsto no contrato.

Vale a pena antecipar os recebíveis do iFood?

Só quando o dinheiro antecipado resolve algo mais caro do que a taxa cobrada — pagar insumo com desconto, quitar dívidas mais caras ou cobrir uma semana de caixa apertado. Antecipar por hábito, deixando o dinheiro parado, costuma custar mais do que esperar o ciclo regular.

Como o repasse do iFood deve aparecer no DRE?

A venda entra como receita bruta e as taxas do marketplace entram como dedução dessa receita, de forma consistente em todos os meses. Misturar dedução com custo operacional, ou mudar o critério no meio do caminho, distorce margem e CMV e prejudica a comparação entre períodos.

Repasse conferido é margem protegida. As diferenças que mais pesam não vêm de grandes golpes, mas de pequenas linhas repetidas: uma promoção que ninguém revisou, um adicional que o sistema não tem cadastrado, um cancelamento que entrou sem justificativa, uma antecipação contratada por hábito. Cada uma parece pequena isolada; somadas em um ano, definem se o delivery é um canal lucrativo ou apenas um canal movimentado.

A Food Sistemas é um sistema de gestão para food service, com PDV, comanda, KDS, cardápio digital, delivery integrado, estoque, financeiro, fiscal e relatórios. A integração com o iFood faz os pedidos caírem direto no sistema, virarem comanda e serem impressos, e os relatórios por período mostram vendas, formas de pagamento, produtos e cancelamentos — a base de que a conferência do repasse precisa. O caixa (PDV) é grátis até 100 vendas por mês, com implantação grátis e imediata, e os demais módulos são contratados conforme a operação; os detalhes estão em os planos. Se quiser ver as telas em uso antes de decidir, vale conhecer o sistema por dentro.