Sistema
para Buffet de Eventos: Orçamento, Agenda e Produção em uma Tela Só

Com o orçamento salvo, um toque gera o PDF para imprimir e outro manda o orçamento direto pelo WhatsApp do cliente. Quando ele aprova, você muda a situação para confirmado e o orçamento vira encomenda, sem redigitar nada. Orçamento e encomenda são o mesmo registro, do primeiro contato à entrega.

O buffet trabalha com eventos marcados com meses de antecedência. A agenda por dia fica no topo da tela de Eventos e Encomendas, e as abas separam os próximos eventos, os orçamentos em aberto, os confirmados, os que estão em produção, os prontos e os entregues. Tocou no card, o evento abre para ver ou editar.

Garçom, cozinheiro e ajudante precisam saber quando trabalham. O módulo de escalas monta os turnos da equipe com rodízio de folgas, respeitando a disponibilidade de cada um. O funcionário bate o ponto com foto pelo celular, e o espelho do mês sai impresso para assinar. No mural de avisos, você publica um recado para a equipe e vê quem leu. A folha de pagamento CLT usa as horas do ponto.

Saber o que comprar para cada festa deixa de ser conta de cabeça. A tela de produção e compras pega os eventos confirmados no período escolhido, soma os insumos das fichas técnicas de cada item e mostra o que falta comprar diante do estoque. Dá para contar também os orçamentos ainda não aprovados, para se adiantar. A lista sai impressa, e o cadastro de fornecedores guarda a cotação de preço de cada um.

Evento de buffet não se faz na hora. A ordem de produção sai impressa para a bancada, com o que pesar e preparar, e a produção lançada baixa os insumos da receita. A etiqueta sai com data de fabricação e validade. Quando o evento passa para entregue, o estoque dos itens é baixado, e voltar a situação devolve o estoque.

O buffet recebe hoje por um evento que acontece daqui a meses. No Food Sistemas, o sinal e o restante são registrados na própria encomenda, que mostra o que já foi recebido e o que falta receber. Cada recebimento entra no contas a receber, e o dinheiro recebido com o caixa aberto vai para a gaveta. O custo e a margem do evento saem das fichas técnicas, e o faturamento entra no dia da entrega. No mês, contas a pagar e a receber, DRE, plano de contas e centros de custo mostram para onde foi o dinheiro.

Os relatórios mostram o faturamento por período e por forma de pagamento, os produtos mais vendidos na curva ABC, o CMV e o consumo de insumos. O DRE mostra quanto a empresa realmente lucrou no mês, e a posição financeira junta o que está a pagar, a receber e vencido num painel só.

Buffets que crescem abrem novas unidades. O painel da rede publica o cardápio central em todas as lojas, mostra o DRE e o CMV de cada unidade, a ficha técnica e o estoque da rede, e dá acesso a qualquer loja sem senha nova. Cada gerente vê só a sua unidade, e o dono enxerga todas.

Cada usuário entra com o seu login e vê só as telas do seu cargo. Desconto, cancelamento e alteração ficam registrados com usuário, data e hora, para conferir depois. A nota sai conforme o cliente: NFC-e para o consumidor e NF-e para a empresa que contratou o evento.

O mesmo módulo de Eventos e Encomendas atende casamento, festa infantil, corporativo, formatura e coffee break, e também a encomenda de bolo, salgado e kit festa. Cada cadastro guarda a ocasião, a data, o horário, o número de pessoas e se é entrega no endereço ou retirada na loja. Para a empresa que contrata coffee break com frequência, o convênio guarda a conta e fecha a fatura no dia combinado.

O evento acabou, mas o relacionamento continua. A pesquisa de satisfação mede a nota de cada cliente, e quem dá nota alta é convidado a avaliar no Google; a reclamação fica com você, para tratar. No programa de fidelidade, o cliente junta pontos e ganha pontos por indicar amigos.

Quem já tem impressora térmica continua usando: cada pedido sai na impressora do setor certo (cozinha, bar, sobremesa) com os itens, os adicionais e a observação do cliente. Quem prefere tela usa o KDS. Os dois podem trabalhar juntos, um em cada setor.

O robô de WhatsApp (API oficial da Meta) responde sozinho se a loja está aberta, se entrega no bairro do cliente e quanto custa a entrega, e manda o link do cardápio digital pra ele fazer o pedido. Veja como funciona o robô de WhatsApp.

O caixa integra com a maquininha de cartão: o valor da conta vai direto pra máquina, sem digitar e sem erro de valor. No delivery, o Pix online confirma sozinho, sem ninguém precisar conferir comprovante.