Sistema
para Cafeteria: Caixa Rápido, Bebida do Jeito do Cliente, Fidelidade e Controle de Custo

Cada bebida é montada com complementos por grupo. Tipo de leite: integral, desnatado, vegetal, sem lactose, cada um com o seu preço. Tamanho: P, M, G ou os tamanhos que a loja quiser. Extras com preço: shot extra, chantilly, calda, canela. O grupo pode ser de escolha única ou ter mínimo e máximo, e o item que só vai uma vez vira um quadradinho de marcar. Observações prontas como "pouco açúcar" e "sem espuma" saem na ficha do bar. As regras são as mesmas no caixa, no app do garçom, no totem e no cardápio digital. A ficha técnica calcula o custo de cada produto e guarda os alérgenos da receita.

A vitrine da cafeteria tem croissant, pão de queijo, cookies, bolos e salgados. A ordem de produção lança o que foi feito, baixa os insumos da receita e imprime a etiqueta de validade. O que sobrou e foi para o lixo entra como desperdício direto no caixa, com motivo, e aparece no relatório. A conferência diária do estoque mostra o que tem na loja todo dia, e o fechamento do mês mostra o custo de verdade. Promoção de fim de tarde? Crie uma promoção por dia e horário e ela vale sozinha no período escolhido.

Monte combos como café + pão de queijo, cappuccino + cookie ou brunch para dois, com o preço que a loja definir. As promoções por dia e horário valem sozinhas no período: happy hour da tarde, combo do dia, desconto da segunda. Cupons de desconto com código servem para campanha e para o cardápio online. A Curva ABC mostra quais produtos fazem o grosso do faturamento, e o CMV mostra quanto cada um custa.

O delivery pra cafeteria recebe pedidos do iFood, da 99Food e do cardápio digital próprio no mesmo caixa, sem digitar de novo. No cardápio próprio, o cliente escolhe entrega ou retirada e pode agendar o pedido para outro horário: a cozinha só recebe 30 minutos antes. Pedido para reunião ou escritório? O módulo de encomendas monta o orçamento com itens do cardápio e data marcada. O cliente paga Pix ou cartão online no próprio pedido e acompanha cada etapa pelo link. O robô de WhatsApp responde horário e taxa e manda o cardápio.

Cafeteria precisa de cliente que volta. O programa de fidelidade dá pontos a cada compra, trocados por desconto em %, em R$ ou por um produto. Tem níveis que o cliente sobe conforme compra, conquistas, pontos em dobro no dia ou período que você escolher, vale-pontos por código e indicação com pontos para quem indica e para o amigo. O cliente acompanha tudo no app do clube, com a cor e o nome da sua loja. A campanha para cliente sumido escolhe quem não volta há X dias e manda uma mensagem pelo WhatsApp.

O cliente escaneia o QR Code da mesa, vê o cardápio com fotos e faz o pedido direto para o bar e a cozinha. Precisa de ajuda? O botão chamar garçom avisa a equipe. No balcão, o totem de autoatendimento deixa o cliente montar o próprio pedido sem fila. A TV do salão mostra os pedidos em preparo e os prontos para retirar. Depois da compra, a pesquisa de satisfação mede a nota do cliente, e quem dá nota alta é convidado a avaliar no Google.

O KDS do bar é a tela da barra de café. A fila de bebidas aparece com todos os detalhes: tipo de leite, tamanho, extras e observações. Cada pedido mostra o tempo desde que chegou. Cada setor vê só o que é dele: bebida no bar, lanche na cozinha. Quando o barista marca como pronto, o caixa e o garçom ficam sabendo na hora, e a TV do salão mostra o pedido pronto. O modo de preparo pode aparecer na própria tela, com ingredientes e foto da ficha técnica. Quem prefere papel usa a impressora do bar.

O estoque pra cafeteria controla cada insumo na unidade certa: café em grão (gramas), leite e xaropes (ml), copos e tampas (unidades). Com a ficha técnica, cada venda baixa os insumos da receita, de acordo com o tamanho e os extras escolhidos. A conferência diária mostra a diferença entre o que foi lançado e o que está na prateleira, e o estoque mínimo avisa o que está acabando. A sugestão de compra pelo consumo diz quanto comprar, e as notas do fornecedor chegam sozinhas da SEFAZ para dar entrada sem digitar. Curva ABC e consumo de insumos no relatório.

O financeiro pra cafeteria mostra o resultado real. Contas a pagar e a receber com os vencidos em destaque. Sangria e suprimento no caixa. DRE com plano de contas e centros de custo, para saber de onde vem o lucro. CMV do período e custo de cada produto pela ficha técnica. Relatório por canal: quanto o iFood e a 99Food cobram contra o canal próprio. Conciliação de cartão por bandeira, extrato do banco importado em OFX ou PDF, metas do mês e o pacote do contador com SPED e XMLs.

Os relatórios pra cafeteria respondem o que importa. Vendas: faturamento por dia e mês, distribuição por hora, ticket médio e vendas por canal (balcão, mesa, delivery, iFood, 99Food). Produtos: mais vendidos, Curva ABC e custo pela ficha técnica. Estoque: consumo de insumos, desperdício com motivo e CMV do período. Cozinha e bar: pedidos entregues no prazo do KDS. Equipe: vendas por funcionário. Financeiro: DRE, contas a pagar e receber e conciliação de cartão.

O assistente de dados responde em português perguntas sobre o seu movimento: quanto vendeu na semana, qual o horário de pico, qual dia da semana vende mais, quais produtos subiram ou caíram, quanto saiu em desconto e cancelamento e o que está abaixo do estoque mínimo. Ele lê os números reais da loja, sem planilha. Na pesquisa de satisfação, a IA analisa os comentários dos clientes e ajuda a tratar cada reclamação.

O cliente pede antes de chegar pelo cardápio digital da loja: escolhe retirada, paga Pix ou cartão online e acompanha o pedido pelo link até ficar pronto. Pode também agendar para outro horário. No app do clube de fidelidade, com a cor e o nome da sua cafeteria, ele vê os pontos, o nível, as recompensas e o regulamento. Tudo abre no navegador do celular, sem baixar nada na loja de aplicativos.

Tem cliente que toma café todo dia ou empresa que paga o café da equipe? O convênio guarda a conta: cada consumo é lançado no caixa e a fatura fecha no dia combinado, com saldo e extrato de cada conveniado. Para o cliente frequente, o programa de fidelidade transforma cada visita em pontos e recompensas, e o cashback devolve parte do que ele gastou em crédito para a próxima compra, lançado pela loja.

O painel da rede gerencia várias cafeterias num lugar só. Cardápio central publicado nas lojas, com ficha técnica e estoque da rede. DRE e CMV de cada unidade para comparar o resultado. A fidelidade da rede deixa o cliente juntar e trocar pontos em qualquer unidade, numa carteira só. O dono entra em qualquer loja sem senha nova.

O sistema protege a cafeteria. Sangria e suprimento registrados com o operador. Cancelamento com senha e motivo escolhido numa lista da loja. Perdas de estoque com motivo. Cargos e permissões: barista, caixa, gerente e dono, cada um vê só as telas do seu nível. O registro de quem fez o quê guarda cada desconto, cancelamento e alteração com usuário, data e hora. Fechamento às cegas: o caixa conta a gaveta sem ver o valor esperado. Consumo do funcionário lançado no caixa, com teto de cortesia.

O sistema roda no navegador, e o dono acompanha pelo celular: faturamento do dia, vendas por forma de pagamento, pedidos em andamento e o que está abaixo do estoque mínimo. A meta do mês mostra quanto falta, e o assistente de dados responde o resto, de onde você estiver.

Emissão de NFC-e na hora da venda, com envio à SEFAZ. NF-e para empresa, carta de correção e inutilização de numeração. Cada produto leva NCM, CFOP, CST/CSOSN e origem, no Simples ou no regime normal. Todo mês, o pacote do contador sai pronto: SPED Fiscal, livro e apuração fiscal e o ZIP dos XMLs.

O módulo de equipe organiza a operação. A escala é montada sozinha, com rodízio de folgas e respeitando a disponibilidade de cada um. O ponto é batido com foto, e o espelho do mês sai impresso para assinar. Metas do mês com ranking da equipe. A gorjeta é dividida pela porcentagem de cada um, só entre quem trabalhou no dia. O modo de preparo da ficha técnica serve de manual para o barista novo. Folha de pagamento CLT com as horas do ponto.

A padaria tem operação própria, e o Food Sistemas acompanha. Balança integrada ao caixa: o peso entra sozinho na venda, sem digitar, para pão, frios e bolo por quilo. Encomendas: bolo e salgado para festa com orçamento, data marcada e itens do cardápio; quando o cliente aprova, vira encomenda sem redigitar. Ordem de produção com baixa dos insumos da receita e etiqueta de validade. Fichas técnicas com o custo de cada pão, torta e salgado. Desperdício registrado com motivo para ajustar a produção.

Quem já tem impressora térmica continua usando: cada pedido sai na impressora do setor certo (cozinha, bar, sobremesa) com os itens, os adicionais e a observação do cliente. Quem prefere tela usa o KDS. Os dois podem trabalhar juntos, um em cada setor.

O motoboy instala o app do entregador pelo link, sem loja de aplicativos. Vê as paradas na ordem, abre o mapa, liga ou chama o cliente no WhatsApp com um toque e sabe quais entregas pedem troco. No fim do dia, o app mostra quantas entregas ele fez e quanto rendeu.

O robô de WhatsApp (API oficial da Meta) responde sozinho se a loja está aberta, se entrega no bairro do cliente e quanto custa a entrega, e manda o link do cardápio digital pra ele fazer o pedido. Veja como funciona o robô de WhatsApp.

O caixa integra com a maquininha de cartão: o valor da conta vai direto pra máquina, sem digitar e sem erro de valor. No delivery, o Pix online confirma sozinho, sem ninguém precisar conferir comprovante.