Estoque e custos

Compras do restaurante: do mínimo à nota de entrada

Compra feita de cabeça sai mais cara duas vezes: no preço que ninguém comparou e no item que faltou no sábado. O controle de compras liga o que falta no estoque ao fornecedor certo e à conta que vai vencer.

Guia atualizado em 08/10/2026 · leitura de 5 min

Para organizar as compras do restaurante, cadastre os fornecedores, deixe o estoque mínimo montar a lista do que comprar, compare preços numa cotação e gere o pedido para o fornecedor vencedor de cada item. Quando a mercadoria chega, a nota do fornecedor dá entrada no estoque e cria a conta a pagar, sem digitar item por item.

1 · Fornecedores

Um cadastro que serve à compra e ao pagamento

O mesmo fornecedor aparece na compra, na cotação e no contas a pagar. É o que liga a mercadoria que entrou ao dinheiro que vai sair.

Menu › Cadastros › Fornecedores › + Novo

Nome e documentoRazão social ou nome, CNPJ ou CPF.
ContatoTelefone e quem atende. É pra onde vai o pedido.
Mantenha atualizadoFornecedor que você parou de usar pode ser desativado sem apagar o histórico.

Cadastro de novo fornecedor no Food Sistemas com nome, documento e contato — Cadastro do fornecedor: usado nas compras e no contas a pagar.

2 · O que comprar

O estoque mínimo monta a lista sozinho

Quem cadastrou o mínimo de cada insumo já tem a lista de compras pronta, sem abrir o freezer.

Aba ListaOs insumos por categoria, com o saldo e o mínimo. Os que precisam de compra ficam destacados. Comprou? Toque, informe quantidade e preço pago, e o estoque sobe.

Sugestão de CompraNo Estoque, o pedido do que está abaixo do mínimo, agrupado por fornecedor, pronto pra planilha ou PDF.

Feita pra levar no celularA lista funciona na tela do celular, no mercado ou na conferência da entrega.

Lista de compras de insumos do restaurante no Food Sistemas com saldo e mínimo de cada item — Lista de compras: precisam comprar, comprados e total gasto.

3 · Cotação e pedido

Compare o preço antes de mandar o pedido

Na cotação, os itens abaixo do mínimo já vêm sugeridos. Você registra o preço de cada fornecedor e escolhe quem ganha cada item.

Menu › Financeiro › Compras › Cotações › + Nova Cotação

Crie a cotaçãoDê um título, como "compras da semana, hortifrúti e laticínios". Os itens abaixo do mínimo aparecem como sugestão.
Adicione os fornecedores e registre os preçosUm preço por item, de cada fornecedor consultado.
Escolha o vencedor de cada itemNão precisa ser um fornecedor só: o tomate de um, o queijo de outro.
Gere os pedidosSai uma ordem de compra por fornecedor, na aba Pedidos.
Confirme o recebimentoChegou a mercadoria? Confirme e o estoque é atualizado. Dá pra anotar o que veio faltando.

Aba Dashboard

Gasto no mês e comparação com o mês anterior.
Melhor fornecedor por item, pelo menor preço médio.
Histórico de preço dos itens que você mais compra.

4 · Nota de entrada

A nota do fornecedor faz a digitação por você

Com o certificado digital da loja configurado, as notas emitidas contra o seu CNPJ aparecem sozinhas na aba NF-e. Você confere e processa.

Notas recebidasA lista das notas dos seus fornecedores, com busca por número, fornecedor, valor ou data e filtro do que já foi importado.

Ver PDF antes de decidirAbra a DANFE e confira a nota antes de dar ciência, confirmar ou desconhecer.

Escanear ou subir o XMLNota que não apareceu? Escaneie a chave com a câmera ou o leitor, ou envie o arquivo XML.

ProcessarA entrada no estoque e a conta a pagar continuam sendo um clique seu. Nota parcelada vira uma conta por parcela.

Na primeira nota de cada fornecedor você liga o produto dele ao seu insumo, inclusive quando ele vende em caixa e você controla em quilo. Nas próximas notas o sistema lembra.

Entrada no estoqueCusto atualizadoConta a pagar por parcelaPlanilha das notas no ExcelHistórico de importações

Perguntas frequentes

Dúvidas sobre compras e fornecedores

Como importar o XML da nota de compra?

Na tela Compras, aba NF-e, use Upload XML ou escaneie a chave da nota. Os itens, valores e parcelas vêm preenchidos do arquivo.

As notas dos fornecedores aparecem sozinhas?

Sim, para a loja com certificado digital configurado: as notas emitidas contra o seu CNPJ entram na lista. Você só confere e processa.

Preciso usar cotação para toda compra?

Não. A cotação é útil para compras grandes ou itens com preço que varia. No dia a dia, a lista de compras e a nota do fornecedor resolvem.

A compra já gera a conta a pagar?

Sim. Ao processar a nota ou registrar a compra, nasce a conta a pagar do fornecedor, uma por parcela quando a nota é parcelada.

Dá para saber qual fornecedor vende mais barato?

Sim. O Dashboard de Compras mostra o melhor fornecedor por item pelo preço médio e o histórico de preço dos itens mais comprados.

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